Bericht aus der Festwochen-Werkstatt

Ein Jahr Vorbereitung für eine Woche

Was haben das Theater und der Zirkus mit der Festwoche gemeinsam? Das, was leicht, ja spielerisch wirkt, ist das Ergebnis intensiver Arbeit. Und wie im Theater und im Zirkus sollen die Besucher eigentlich auch gar nichts von den Anstrengungen mitbekommen. Sie sollen einfach genießen. Wer doch einen Blick hinter die Kulissen werfen will, kann’s tun. Ein Jahr im Leben des Festwochen-Teams.

September bis November:

Im ersten Quartal nach einer Festwoche steht deren „Abwicklung“ an. Rechnungen sind zu kontrollieren, Abrechnungen (Buskarten, Strom, Vorverkauf) zu erledigen und mit Sicherheits­behörden, Partnern und Dienstleistern Nachbesprechungen zu führen, Verbesserungs­vorschläge auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen. Im November oder Dezember tagt der Werkausschuss des Kemptener Stadtrates. Dieser Ausschuss beschließt die Höhe der Standgebühren, die die Aussteller bezahlen müssen.

Anfallende Infrastrukturmaßnahmen erfordern intensive Kooperation und Koordination mit Ämtern und anderen Beteiligten. Die zwischenzeitlich erstellten Anmeldeunterlagen für die kommende Festwoche gehen an (mögliche) Aussteller; Anmeldeschluss ist jeweils am 1. März.

Dezember bis Februar:

Je nach Größe der zu vergebenden Aufträge sind sehr detaillierte Ausschreibungen nötig. Damit sie rechtlich wasserdicht sind, müssen sie mit großer Sorgfalt geplant und durchgeführt werden.

Zeit der Pläne: Marketingplan, Planung der Sonderschauen, der Veranstaltungen im Residenzhof und des Sicherheitskonzeptes. Außerdem arbeitet das Festwochenteam jetzt an den technischen Unterlagen und Vertragsentwürfen.

März bis Juni:

Der Werkausschuss entscheidet über die Vergabe von Imbiss-Ständen und beschließt die Eintrittspreise für Besucher. Das Vergabegremium legt fest, welche Bewerber tatsächlich Ausstellungsflächen erhalten. Eine Auswahl ist notwendig, weil die Nachfrage das Angebot regelmäßig übersteigt. Dann stehen an: Rechnungen, Bestellungen für Strom, Wasser und Messebau, Rahmenprogramm auf der Bühne im Stadtpark. Die Festwoche beschäftigt eine Reihe von Dienstleistern und vergibt entsprechende Aufträge: Bewachung, Kassenpersonal, Reinigung, Handwerksleistungen, Zeltbau. Die Auf- und Abbauplanung bekommt den letzten Feinschliff.

Juli bis August:

Immer mehr Festwochenfreunde informieren sich per Internet, das Veranstaltungsprogramm erscheint auf der Homepage. Die diversen Zutrittsberechtigungen gehen in den Postversand oder werden für die Abholung bereitgelegt. Die Telefondrähte laufen heiß, E-Mails gehen hin und her, weil mit Dienstleistern und Sicherheitspartnern letzte Details zu klären sind. Parallel läuft die Vorbereitung der Pressekonferenz, die traditionell rund einen Monat vor der Festwoche stattfindet. Mit Beginn der Zeltaufbauphase (Anfang Juli) steht die technische Leiterin auf dem Gelände als Ansprechpartnerin zur Verfügung, die anderen Mitarbeiter ziehen eine Woche vor der Eröffnung um. Dann sind die technischen und sicherheitsrechtlichen Abnahmen dran und dann kann‘ s losgehen: endlich Festwoche!